Seiring perkembangan teknologi, kini dunia kerja semakin canggih dengan adanya konsep Smart Office atau kantor cerdas. Sehingga, area perkantoran bukan lagi sekadar tempat kerja yang kaku dengan tumpukan berkas dan meja-meja yang serba formal.
Melalui pemanfaatan perangkat cerdas berteknologi IoT, kini area bekerja bisa diintegrasikan dengan internet untuk memudahkan berbagai aspek operasional sehari-hari. Itu sebabnya, semakin banyak bisnis dan perusahaan modern yang menerapkannya.
Jika Anda tertarik, sebaiknya ketahui juga apa saja komponen serta infrastruktur teknologinya yang bisa diterapkan. Namun sebelum itu, pahami dulu seperti apa definisi beserta keunggulan dari konsep ini.
Sederhananya, konsep kantor cerdas mengacu pada lingkungan kerja yang sudah menggunakan teknologi canggih untuk mengintegrasikan berbagai bidang kerjanya. Pusat dari konsepnya sendiri adalah Internet of Things (IoT).
Teknologi IoT adalah jaringan perangkat fisik yang terhubung via internet, memungkinkan perangkat untuk saling berkomunikasi dan bertukar data. Dalam konsep smart office, IoT memungkinkan perangkat, sistem, dan komponen kantor untuk saling terhubung.
Penerapannya sendiri bermacam-macam, bisa untuk sistem pemantauan lingkungan, sistem keamanan cerdas, manajemen ruang, dan masih banyak lagi. Contohnya untuk aspek lingkungan, Anda bisa menggunakan perangkat IoT seperti sensor suhu dan pencahayaan.
Keunggulan Menerapkan Konsep Kantor Cerdas bagi Bisnis
Lalu, apa saja keunggulan yang bisa diperoleh melalui penerapan mekanisme kantor cerdas berbasis teknologi IoT bagi bisnis atau tempat kerja? Sebagai referensi, berikut ini rincian lengkapnya:
-
Peningkatan Produktivitas
Salah satu keunggulan utama dari sistem kantor cerdas adalah peningkatan produktivitas. Dengan berbagai teknologi cerdas yang terintegrasi, karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan inti mereka.
Berbagai tugas manual yang dulunya memakan waktu, seperti manajemen jadwal, pengingat tugas, dan pencarian informasi, kini dapat dilakukan secara otomatis. Sehingga waktunya dapat dialokasikan untuk aktivitas produktif lainnya.
-
Mendukung Kolaborasi
Selain itu, konsep Smart Office memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim kerja. Berkat alat-alat komunikasi terintegrasi, seperti platform konferensi video dan platform kolaborasi online, tim dapat berinteraksi tanpa hambatan baik secara online maupun offline.
-
Peningkatan Kualitas Layanan
Selanjutnya, konsep ini dapat membawa peningkatan signifikan dalam kualitas layanan di lingkungan kerja. Misalnya, pengunjung atau tamu dapat mendaftar sendiri dengan cepat dan menerima nomor antrian secara online.
Mereka akan menerima notifikasi ketika gilirannya telah tiba, sehingga tidak perlu menunggu langsung. Hal tersebut akan menciptakan kesan positif pada tamu atau pengunjung kantor, khususnya klien, dan memastikan bahwa pertemuan berjalan lancar.
-
Peningkatan Retensi Karyawan
Pengelolaan karyawan yang baik adalah prioritas utama bagi setiap perusahaan. Konsep Smart Office dapat membantu meningkatkan retensi karyawan agar mereka tetap loyal bertahan untuk bekerja di tempat tersebut.
Sebab dengan adanya integrasi IoT, pekerja akan merasa lebih terkoneksi dengan perusahaan. Apalagi, teknologi ini memungkinkan interaksi yang lebih baik antara pihak manajemen dan karyawannya.
-
Penghematan Biaya Operasional
Berikutnya, penerapan tren kantor cerdas ini juga dapat menghasilkan penghematan biaya operasional yang signifikan. Misalnya, IoT memungkinkan pemantauan penggunaan sumber daya seperti listrik, jadi perusahaan bisa mengurangi pemborosan energi.
-
Peningkatan Manajemen Lingkungan
Terakhir, penerapan Smart Office bisa berkontribusi pada manajemen lingkungan yang lebih baik. Sebab adanya pemantauan suhu, pencahayaan, serta penggunaan sumber daya secara otomatis akan membantu mengurangi jejak karbon dan dampak lingkungan.
Komponen dan Infrastruktur Teknologi pada Konsep Smart Office
Lalu, apa saja contoh komponen dan infrastruktur teknologi yang digunakan pada konsep kantor cerdas tersebut? Secara umum, berikut ini adalah beberapa teknologi yang paling umum diterapkan oleh banyak kantor modern di era sekarang:
-
Kontrol Keamanan
Komponen ini memungkinkan bisnis untuk memperkuat sistem keamanan yang ada dan melindungi karyawan serta aset. Dengan kontrol keamanan cerdaas yang terintegrasi, pengelolaan akses ke lingkungan kerja dapat dipantau dengan baik.
-
Manajemen Pengunjung
Selain aspek keamanan, konsep Smart Office dapat melibatkan manajemen pengunjung. Fitur ini membantu kantor dalam mengelola pengunjung dengan efisien, termasuk registrasi mandiri oleh setiap pengunjung.
-
Ruang Rapat Pintar
Adanya teknologi berbasis IoT juga mencakup ruang rapat pintar. Fitur ini memudahkan pengelolaan rapat, termasuk pemesanan ruang serta persiapan fasilitas pendukung rapat seperti pengaturan AC hingga proyektor secara otomatis.
-
Kontrol Suhu dan Penerangan Ruangan
Dalam sistem ini, area kerja dapat mengatur suhu dan pencahayaan ruangannya sesuai preferensi karyawan secara otomatis. Misalnya jika suhu terlalu panas, maka sensor akan mengirim data ke pengontrol suhu untuk menurunkan temperatur pendingin ruangan.
-
Integrasi Seluruh Pengelolaan Kantor
Terakhir, perusahaan juga bisa mengintegrasikan infrastruktur teknologi berbasis IoT pada seluruh aspek pengelolaan kantornya. Mulai dari sistem parkir cerdas, layanan kebersihan, sistem helpdesk, maupun berbagai fasilitas tambahan lainnya.
Pesatnya perkembangan saat ini telah mendorong pergeseran dari sistem tradisional ke sistem modern yang didasarkan pada teknologi. Oleh karena itu, konsep Smart Office adalah salah satu opsi menarik yang bisa Anda terapkan untuk memaksimalkan bisnis.